Antigamente, na odontologia, não existia a necessidade de gerenciamento e administração do consultório. O dentista das antigas pegava o dinheiro recebido, pagava as contas básicas, o salário de uma funcionária (quando tinha) e o que sobrava colocava no bolso, pois esse era o seu salário. Mas, se você ainda administra seu consultório assim, em pleno ano de 2024, sinto em te informar que você está vivendo sua profissão com pelo menos uns 30 anos de atraso. Hoje, a prática odontológica não se resume a atender pacientes, pagar contas básicas e colocar o restante no bolso. Por trás do atendimento, existe uma árdua função de administrar um negócio, tarefa esta que não fomos ensinados na graduação. Isso gera a necessidade de busca por conhecimentos fora da área odontológica, como administração de empresas, contabilidade básica, gerenciamento, liderança...
Ser dentista não é mais como antigamente. Hoje, o nosso consultório precisa ser visto como uma empresa prestadora de serviços de saúde e deve ser gerido como tal, visando investimento, organização financeira e geração de lucros, tudo isso sem perder o foco no paciente e na excelência do serviço prestado.
Nesses quase 14 anos de formação e 3 anos de consultório próprio, aprendi muitas coisas das quais nunca imaginei que precisaria saber. Ter a exata noção de como funciona a sua empresa, e o que você precisa fazer para alavancar o crescimento e melhorar os serviços, tem ligação direta com a eficiência do dentista proprietário em gerir o seu negócio e atender seus pacientes. E não é nem um pouco fácil. Não existe uma receita, e muitas vezes sentimos que estamos tentando equilibrar todos os pratos, prestes a desabar no chão. Essa sensação de "não estou dando conta" acontece não porque você não é capaz de desempenhar as funções de gestor, administrador e dentista ao mesmo tempo, mas porque não fomos treinados para desempenhar tais funções. Existe a necessidade de buscar conhecimento além da odontologia para conseguirmos sobreviver ao mercado atual. É um caminho longo, cheio de mudanças, que vai te tirar totalmente da tua zona de conforto. Mas, depois de um tempo, ele se torna envolvente, pois não há nada melhor do que a sensação de ter o seu negócio bem gerido e saber para onde ele está indo. A partir daqui, suas tomadas de decisão se tornam claras e mais previsíveis, e você sabe exatamente para onde está indo.
O fato de não sermos treinados para sermos gestores nos traz a necessidade de lançar mão de ferramentas que nos ajudem a organizar o nosso dia a dia, para que ele possa ser mais produtivo e organizado, permitindo que façamos o que precisa ser feito sem distrações. Na minha rotina, gosto muito de usar a Matriz de Eisenhower (também conhecida como matriz de gestão de tempo), uma ferramenta de gestão de tarefas que ajuda a organizar e priorizar os afazeres por urgência e importância. Com ela, você separará suas tarefas em quatro categorias: as tarefas que fará primeiro (urgentes), as que agendará para mais tarde (importantes), as que delegará e as que excluirá.
Mas como distinguir o que é urgente do que é importante? Urgência e importância parecem sinônimos, mas, quando analisadas em função do princípio de Eisenhower, a diferença entre ambas é crucial. Fazer essa distinção dentro da Matriz de Eisenhower pode ajudar a identificar as tarefas que requerem a sua atenção imediata e as que talvez possam ser tratadas por outros membros da equipe.
As tarefas urgentes demandam a sua atenção imediata. Quando algo é urgente, deve ser feito de imediato, e há consequências claras se não for realizado dentro de determinado prazo. Estas são tarefas que não se pode evitar e, quanto mais forem adiadas, maior será a pressão, o que pode levar ao esgotamento psicológico.
Alguns exemplos de tarefas urgentes no dia a dia do consultório:
As tarefas importantes podem não exigir atenção imediata, mas ajudam a alcançar as metas a longo prazo. O fato de serem menos urgentes, porém, não significa que sejam desprovidas de importância. Você precisará planejar-se cuidadosamente para elas, a fim de que possa utilizar os seus recursos de forma eficiente.
Estes são alguns exemplos de tarefas importantes no consultório:
Ao saber distinguir entre as tarefas urgentes e importantes, você poderá começar a separar as suas tarefas nos quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower.
Pegue sua lista de pendências e distribua nos quadrantes da matriz. Você pode fazer isso diariamente ou semanalmente, dependendo da quantidade de demandas e do quanto elas precisam de você para serem resolvidas. É interessante que os integrantes da sua equipe também adotem esse gerenciador, otimizando o tempo e fazendo o que precisa ser feito com eficiência.
Quando puder ver as suas tarefas nas categorias designadas, você conseguirá montar o seu cronograma e realizar o seu trabalho mais importante. Tenha sempre em mente a regra dos 80/20, que diz que 80% dos nossos resultados vêm de 20% das nossas ações. Foque nas atividades em que você é fundamental e delegue o restante.
Estruturando a sua Matriz:
Para facilitar a visualização, você ainda pode eleger uma cor para cada grupo. Tente não colocar mais de 10 tarefas por quadrante. Realize as 10, apague e coloque outras, para manter sua matriz organizada e fácil de gerenciar.
Não misture obrigações pessoais com as profissionais. Para gerir eficazmente os seus objetivos pessoais e as metas profissionais, você deve separar essas áreas.
Percorra sua lista de pendências, avalie os itens anotados que não precisam constar lá e elimine-os de pronto.
Lembre-se de que 60% do nosso tempo no trabalho é gasto com a organização do trabalho, coisas como compartilhar aprovações ou dar seguimento às informações. Se conseguir automatizar ou eliminar rapidamente esses itens, faça o mais breve possível. Isso acelerará o processo.
Agora você já pode gerir de forma mais eficiente o seu tempo. Para começar, faça o download da Matriz de Eisenhower AQUI! Estou disponibilizando também 2 tabelas simples para ajudar a planejar e executar as demandas do seu dia e da sua semana. Uma ótima alternativa é disponibilizá-las para a sua equipe, organizando as atividades conforme o nível de urgência e importância, possibilitando uma conferência simples do cumprimento das atividades diárias. Comece 2025 olhando com outros olhos para seu tempo e para as necessidades do seu negócio.
Tabela de planejamento diário AQUI!
Tabela de planejamento semanal AQUI!
Tenha uma boa gestão!
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