A gestão financeira de um consultório odontológico é um dos pilares para o seu sucesso e sustentabilidade. Um dos aspectos mais importantes dessa gestão é o cálculo correto do valor da hora clínica, que reflete o custo real para seu negócio estar de portas abertas. Determinar esse valor não é apenas uma questão de precificação de serviços, mas também de garantir a viabilidade econômica do consultório, assegurar que os custos operacionais sejam cobertos e permitir o planejamento estratégico para o crescimento do negócio. Além disso, um cálculo adequado da hora clínica contribui para uma prática mais profissional e transparente, permitindo que o dentista possa oferecer um atendimento de qualidade sem comprometer sua rentabilidade. Neste artigo, irei explanar cada item que faz parte do cálculo da hora clínica do meu consultório, isso poderá ajudá-lo a ter mais clareza de quais despesas devem entrar nesta conta. Mesmo levando em conta que esta é a MINHA forma de gerir e que não existe uma forma absoluta, mas sim a forma que se encaixa melhor no SEU negócio, o intuito é deixar claro quais despesas devem obrigatoriamente entrar nas despesas de hora clínica.
Primeiro precisamos deixar claro que custo da hora clínica é o valor que você gasta para manter seu consultório aberto, independentemente de ter ou não pacientes para atender. É o que possibilita que você esteja funcionando, então aqui entram todas as despesas que você tem, mesmo que não tenha atendimentos. Analisando isso, alguns dentistas podem julgar como uma tarefa simples, colocando apenas uma parte de toda a gama de gastos que deveria entrar aqui. Não é apenas luz, aluguel, condomínio, internet e salários, vai muito além disso, tenho certeza que você irá se surpreender e perceber como menospreza o valor da hora clínica em seu negócio.
Para começar elaborar os cálculos da sua hora clínica é importante que você liste o seu investimento, ou seja, tudo que desembolsou para abrir o seu negócio: equipamentos (computadores, tv, compressor, autoclave, cadeira, equipamento fotográfico, rx, absolutamente todos os equipamentos, não necessariamente odontológicos) instrumentais, despesas com legalização (contabilidade, alvarás, registros), reformas e execução, marketing, identidade visual, laudos (radiológicos, PPRA, PCMSO, etc), se o imóvel onde se localiza o seu negócio for próprio, deve entrar aqui também. Agora que você já sabe quanto em dinheiro investiu para abrir seu negócio, vamos ver o que você precisa calcular para manter ele em funcionamento.
Como falei acima, agora precisamos listar todos os gastos necessários para manter nossas portas abertas, independente de termos ou não atendimentos, isso é especialmente importante quando o profissional está começando a vida profissional e ainda não tem uma carta de pacientes suficiente para sustentar o seu negócio, sendo assim, é importante ter uma previsão de quanto seu consultório/clínica vai custar, reduzindo assim as chances de falência e endividamento.
Para começar, vou listar os itens que entram no valor da hora clínica DO MEU CONSULTÓRIO, lembrando que isso pode não se adequar ao seu negócio, mas certamente funcionará como um “norte"...
Lista de gastos mensais que entram na hora clínica:
1- Aluguel (caso se aplique, mas se o imóvel for próprio você pode colocar um valor para retorno do dinheiro investido na aquisição do imóvel. Esse cálculo pode ser feito levando em conta o valor do imóvel e o tempo que você espera ter o retorno, lembrando sempre que o que você gastou agora para adquirir um imóvel não será o mesmo daqui 5 anos por exemplo, não esqueça de calcular as correções);
2- Condomínio;
3- Luz;
4- Internet;
5- Telefone;
6- software;
7- Contador;
8- Alarme;
9- Serviços de medicina do trabalho;
10- Serviços de SOS/ emergência caso tenha esse serviço contratado;
11- Coleta de lixo contaminado e perfurocortante;
12- Material de limpeza/ mercado;
13- Material de escritório;
14- Salários;
15- Encargos sociais (FGTS, INSS, etc);
16- Vale alimentação;
17- Vale transporte ou ajuda de custos;
18- Pró-labore do dentista (se houver);
19- INSS do dentista;
20- Despesas com marketing;
21- IRRF;
22- Tarifa de conta bancária;
23- Aluguel de máquina do cartão, caso seja pago;
24- Prestações de financiamentos de equipamentos, se houver;
25- Materiais básicos e EPIs;
26- Depreciação dos equipamentos.
Despesas anuais que entram no valor da hora clínica:
1- IPTU;
2- Alvarás;
3- Seguros (responsabilidade civil, seguro predial, seguro por invalidez, etc);
4- Décimo terceiro;
5- Férias;
6- CRO;
7- Manutenção de ar condicionado (semestral);
8- Manutenção anual de equipamentos (compressor, bomba a vacuo, autoclave, etc);
9- Dedetização.
Lembrando que despesas anuais você calcula pegando o valor total relativo ao ano e dividindo pelo número de meses trabalhados, e assim você terá o valor que isso representa mensalmente, depois é só colocar na planilha o valor correspondente como as outras despesas com vencimentos mensais.
Precisamos saber também a taxa de ocupação do consultório. Isso vale tanto para quem tem apenas uma cadeira mas ainda não possui todos os horários preenchidos, como para quem tem mais de um consultório em operação. A taxa de ocupação é calculada pela divisão da média das horas ocupadas pelo números de horas disponíveis.
tx ocup= h. ocup/ h disp.
Agora a construção do cálculo é relativamente simples, você deve somar o valor mensal de cada item, e dividir pelo número de horas de atividade mensais. Por exemplo, se você tem um custo de R$20.000,00, e seu negócio opera por 190 horas/mês, a sua hora clínica vai ter um custo de R$105,26.
Mas..... e se você ainda não atingiu a ocupação máxima do seu consultório? Ou se tiver mais de um consultório operando e eventualmente algum deles fica ocioso? como calcular para que as despesas das horas ociosas não saiam da sua fatia de lucro?
Bom, então você precisa calcular um pouco diferente, usando a taxa de ocupação, da seguinte forma:
Hora clínica= custo operacional dividido pela taxa de ocupação vezes o número de consultórios.
HC= custo operacional / (tx de ocup. x n.de equipos).
Dessa forma, quanto menor a sua taxa de ocupação, maior será o custo da sua hora clínica. Porém, conforme sua ocupação for aumentando o custo de hora clínica cai, e você irá aumentar a sua lucratividade.
Talvez você esteja se perguntando onde entra o montante do investimento inicial, bem eu costumo fazer da seguinte forma: separo o valor do imóvel e coloco no item “aluguel" como explicado acima, o restante eu coloco no item “depreciação”. Sempre lembrando que tanto seu imóvel, quanto os demais itens não custarão o mesmo valor no futuro, e isso deve ser levado em conta. Por exemplo, você compra uma cadeira odontológica hoje, e ela custou "X”, se você precisar trocá-la em 10 ou 15 anos, o valor não será mais "X”, talvez ela custe 3 ou 4x esse valor. Precisamos ter a sagacidade de observar os índices de correções e projeções econômicas, além disso lembrar que os reajustes nem sempre são fiéis aos índices, geralmente sendo um pouco acima dos mesmos. Por isso a depreciação precisa ser reajustada pelo menos anualmente.
Chegando até aqui, e concluindo que você já tenha uma noção do valor da sua hora clínica, vamos ao ponto da periodicidade de ajustes. De quanto em quanto tempo eu preciso analisar essa planilha e atualizar os valores? E aqui preciso dizer o que talvez muitos colegas dentistas não vão gostar... VOCÊ PRECISA REAVALIAR MENSALMENTE, se não por você, pelo funcionário que faz a gestão do seu negócio, mas precisa ser alimentada mensalmente, isso por que muitas despesas sofrem variações mensais, como é o caso luz e condomínio, por exemplo. Não basta você fazer isso uma vez ao ano, você poderá entrar em déficit sem sequer perceber! Saber calcular o valor da hora clínica e os fatores que influenciam esse cálculo, pode impactar diretamente no sucesso financeiro e na sustentabilidade do consultório.
Precisamos ter consciência de que em nossa profissão não cabe uma “tabela” de preços, trabalhamos com custos operacionais e honorários, e isso varia a cada mês e a cada paciente. Muitas vezes eu posso levar 1 hora clínica para realizar um determinado procedimento em um paciente, mas para realizar o mesmo procedimento em outro posso levar 3 horas clínicas, e isso precisa estar sempre em sua mente na hora do planejamento e previsão de custos de cada caso de forma individualizada.
Em um primeiro momento pode parecer trabalhoso, e você pode pensar que não tem tempo, dom ou paciência para isso. Eu também pensava nisso, mas ao abrir meu consultório e entender que eu só teria crescimento direcionado se mergulhasse de cabeça nesse mundo mesmo sem nenhum conhecimento sobre gestão, percebi que não havia outro caminho a não ser sair da minha “zona segura" e aprender novas habilidades. Eu preciso te lembrar que tudo que você negligência em relação à gestão, principalmente em relação a entradas e saídas de dinheiro, será cobrado mais cedo ou mais tarde. É preciso passar a ver seu consultório/clínica como um negócio onde você é o gestor, e quanto antes começar melhor. No atual cenário, há cada vez menos espaço para o amadorismo. Posso garantir que quando você possuir esses dados ao seu favor, você terá segurança na hora de planejar mudanças, tomar decisões, gerenciar ações de crescimento, e acima de tudo saber que o seu preço está justo tanto para seu paciente quanto para você e para o seu negócio.
E por fim, lembre-se que estamos juntos nessa!
Espero ter lhe ajudado a entender melhor a importância da sua hora clínica e como construir o valor da mesma. Caso tenha ficado com alguma dúvida, tenha alguma sugestão ou desejar conversar sobre o assunto, entre em contato comigo, será um prazer bater um papo sobre o assunto :)
Ah, e se você se interessa por temas como esse, compartilhe com algum colega esse artigo... se houver muitas visualizações eu saberei que ele foi útil e posso preparar mais artigos sobre temas semelhantes!
Obrigada por ter ficado até aqui e um grande abraço!
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